Як агентству скоротити витрати в кризу

Як агентству скоротити витрати в кризу

Автор: Максим Шишов, маркетолог, співзасновник агентства Стереомаркетинг

Так вийшло, що в 2007 році я як фіндиректора допомагав перебудувати економіку виробничої компанії, а пізніше відкрив агентство, якраз перед кризою 2008 року. Агентство я врятував, а в цій статті зібрав свій досвід і досвід колег з digital-агентств, як перебудувати роботу в кризу. Крім очевидних рекомендацій, є і неочевидні способи знизити витрати.

Антикризове управління

Оптимізація витрат агентства в кризу зводиться до того, щоб позбутися від усіх витрат, які не приносять прибуток у моменті, і знизити до мінімуму постійні витрати (це витрати, які ви несете, навіть коли не отримуєте дохід). Зробити це потрібно швидко, бо потім буде пізно.

Ілля Исерсон, власник контекстного рекламного агентства MOAB:

«Коли кажуть, що криза — це час можливостей, то це не до кінця правда. Ця історія складається з двох частин. Вам спочатку треба не здохнути, а потім буде час можливостей. Зараз повинна бути військово-польова медицина. Людини, який з високою часткою ймовірності від поранення помре, просто не лікують. А лікують тих, хто з високою ймовірністю одужає. Від усього баласту потрібно позбавлятися максимально жорстко».

Оренда

Практично у всіх агентств, особливо великих, є офіси в оренду, які під час карантину перетворилися на валізу без ручки — і нести не виходить і кидати шкода. Оскільки режим НС не введений, залишається вести переговори з орендодавцями і переконувати їх у необхідності:

  1. припинення орендної плати на час карантину (але мало хто з орендодавців на це піде);
  2. зниження орендної плати на 2-3 місяці (більш реалістичний варіант).

Аргументи орендарів очевидні: «Давайте ми краще будемо платити 50%, а ви будете отримувати половину доходу, ніж ви нас виженете, а потім не зможете здати це помешкання кілька місяців».

Це очевидні варіанти, але зараз, коли у вас з’явився досвід віддаленої роботи, є сенс подумати на перспективу — чи потрібен вам взагалі офіс, і якщо так, то в якому саме вигляді? Швидше за все, у вашому агентстві зараз відбувається наступне:

  1. Є співробітники, які терпіти не можуть удаленку. Їм важливо спілкуватися наживо, їм треба штурмить з командою, вони не можуть сидіти цілий день за комп’ютером і т. д.
  2. Є співробітники, які не проти удаленки, але немає умов для роботи: заважають батьки, діти, собаки і сусід з перфоратором.
  3. І є співробітники, у яких все відмінно. Їх ніхто не відволікає тимбилдингами і планерки, вони встигають зробити більше, ніж в офісі і не витрачають час на дорогу.

А тому може виявитися, що вам вигідно і після епідемії частина команди залишити на удаленке, а для тих, хто ненавидить удаленку, зняти офіс поменше і зрідка влаштовувати спільні зустрічі.

Наприклад, агентство «Стереомаркетинг», в якому я був співзасновником, спочатку було заточено під віддалену роботу. У нас був невеликий офіс, де сидів кістяк команди, а інші співробітники працювали віддалено, і більшість клієнтів ми теж вели віддалено.

Як агентству скоротити витрати в кризуОфіс складався всього з двох невеликих кімнат, хоча працювало у нас близько 20 осіб

Існує навіть варіант, коли ваші співробітники пару днів на тиждень працюють в офісі клієнта, що допомагає їм вибудовувати міцні відносини з клієнтами.

Володимир Давидов, співзасновник маркетингової групи «Комплето»:

«Раніше ми говорили клієнту: «Від вас потрібна ось ця і ця інформація, інакше не зможемо працювати». Клієнт інформацію не надавав, в результаті ми розлучалися і дивувалися: «Як же так? Добре працювали, результати ж були, чому відмовилися від наших послуг?». А справа була в тому, що клієнта або бісило, що ми від нього хочемо, або у нього просто не було часу збирати для нас дані. Коли ми це усвідомили, то почали прокачувати компетенції наших менеджерів, щоб ті допомагали клієнту витрачати менше часу на роботу з нами. Наприклад, ми просимо виділити стіл, щоб пару раз в тиждень наш менеджер працював з офісу клієнта — знайомився з людьми, відповідав на питання, допомагав зібрати інформацію. Все це дуже зміцнює відносини».

Нинішня криза — чудовий привід переосмислити роль офісу вашої компанії. Якщо виявиться, що він вам не потрібен чи потрібен вдвічі менше, це прекрасна можливість заощадити не тільки в моменті, але і в довгостроковій перспективі.

Дебіторська заборгованість

Деякі рекламні агентства працюють з клієнтами по післяплаті. В спокійні часи це прийнятна практика, але коли економічна ситуація нестабільна, вона стає ризикованою.

Олексій Штарев, СЕО PromoPult:

«Ризик того, що бізнес клієнта помре, і він вам не заплатить, великий. Тому якщо ви зараз подумаєте про те, як перейти з клієнтами на передоплату, як поступово зменшувати дебіторку, то ви собі дуже сильно полегшите життя в майбутньому».

Якщо не вдається перейти на передоплату, постарайтеся домовитися про поетапної оплати робіт. Нехай це буде не один платіж через місяць, а чотири платежу щотижня.

Витрати на персонал

Люди — актив будь-якого агентства, але й основна стаття витрат. У більшості агентств витрати на ФОП коливаються в межах 40-70% від доходу. Коли мова йде про оптимізацію витрат на персонал, звичайно думають про скорочення штату і відпустки без змісту, але існують і інші способи знизити цю критично важливу для агентств статтю витрат.

Звільняйте швидко

Скорочувати людей, особливо хороших фахівців, болісно для керівника. Тому часто тягнуть до останнього, сподіваючись, що все якось налагодиться. Але якщо ви розумієте, що реальних причин для поліпшення ситуації немає, скорочуйте людей вже сьогодні — так ви зробите краще їм і собі.

Алла Джан-Ша, директор продюсерської компанії «Профі»:

«Спочатку рятуйте себе, потім колектив. Це як маску в літаку, спочатку собі, потім дитині. Не витрачайте ресурси на вислуховування, переконання, затикання чиїхось дірок, пошук грошей на аванси за незроблену роботу, яку до того ж ще ніхто і не замовив. Розлучайтеся. Розлучайтеся як можна раніше. Якщо передчуття кажуть, що без цього не обійтися, це не передчуття — це ваш розум. А не слухаєте ви його, бо страшно звільняти людей. Не бійтеся, в результаті всі знайдуть собі заняття і опиняться в порядку. Крім вас, якщо будете зволікати зі скороченням кадрів. Поки будете відкладати, встигнуть зіпсуватися відносини, тому рвіть швидко і по живому, краще заживе».

Домовляйтеся про зниження зарплати

Постарайтеся домовитися з працівниками про тимчасове зниження зарплати. Як правило, люди розуміють, що складні часи настали для всіх, знайти роботу буде складно, тому погоджуються на погіршення умов.

Але якщо ви не хочете підірвати бойовий дух, скорочення зарплати повинно торкнутися всіх, включаючи провідних співробітників і топ-менеджерів. Інакше у команди виникне конфлікт справедливості, і замість того, щоб направити енергію в рішення бізнес-завдань, співробітники будуть саботувати роботу.

Переходьте на відрядну оплату

У кризу особливо небезпечні постійні витрати, які ви несете, навіть якщо у вас немає доходу. Тому краще зібрати команди під ведення конкретних проектів — отримали проект, розподілили між співробітниками роботу і прив’язали оплату до виконання працівником конкретних робіт. Крім усього іншого, це робить прозорим те, чим зайнятий кожен співробітник.

Використовуйте фріланс

Ще один спосіб скорочення витрат, який стане в нагоді не тільки в кризу, але і в майбутньому — це використання аутсорсингу і залучення зовнішніх виконавців, які зареєстровані як ІП або самозайняті. Це дозволяє агентству істотно економити на зарплатних податках і не виплачувати компенсацій у разі розірвання договору.

Оксана Євсєєва, директор консалтингової компанії «Батискаф»:

«Вже більше трьох років ми залучаємо зовнішніх виконавців для проектів з маркетингу та підбору. В цьому році ми прийняли рішення не брати в штат нових співробітників. На проектну роботу будемо запрошувати фахівців зі статусом самозайнятих. Цим самим оптимізуємо витрати на персонал».

Залиште сильних

Криза — це привід радикально перебудувати культуру в організації і зібрати навколо себе тільки тих людей, які готові взяти більше відповідальності і розділити з вами ризики. Це привід дати людям більше ініціативи і довірити їм оптимізацію бізнес-процесів. Практика показує, що у співробітників багато ідей, як можна поліпшити процеси, заощадити або збільшити продажі.

Алла Джан-Ша, директор продюсерської компанії «Профі»:

«Збережіть тих, хто погодився стати поруч і розділити ризики. Виявити таких людей просто. Поговоріть про це з кожним співробітником і перестаньте платити зі своєї кишені. Постарайтеся домовитися так: заробили — спочатку оплатили витрати, що залишилося, розділили. Не заробили — мовчки працюємо далі. Попросіть кожного прийняти рішення до завтра, чи погоджується він на такі умови. Запевняю, багатьом і до завтра думати не знадобиться. Мало хто залишиться, але це будуть співробітники зовсім іншої якості і міри відповідальності».

Підробіток як порятунок

Розповім історію з особистого досвіду, як я рятував бухгалтерів від звільнення в 2008 році. Компанія, де в минулому житті я працював головним бухгалтером, вдвічі скоротила обсяг виробництва, і половина бухгалтерів виявилася об’єктивно не потрібна. Але мені було шкода їх звільняти, і я запропонував керівництву рішення — відкрити окремий бізнес і брати інші компанії на бухгалтерський аутсорс. План спрацював — ми взяли кілька фірм, пройшли кризу, а потім повернули бухгалтерів в штат, не розгубивши цінних фахівців. Агентство може використовувати цю стратегію не тільки, щоб пересидіти кризу, але й створити нові перспективні напрями.

Олексій Волков, керівник Digital.Tools:

«Якщо ми говоримо про топа, орієнтованого на досягнення, йому можна дати частку від бізнесу чи напрямку, зробити його внутрішнім підприємцем, щоб він був зацікавлений в розвитку вашого бізнесу, як свого власного. Наприклад, агентство проводить аудити, коли бере рекламні кампанії на супровід, але окремо їх не продає. Можна створити під амбітного працівника напрямок, який буде продавати ці аудити».

Подивіться на кризу, як на можливість перетворити допоміжні підрозділи у самостійні бізнес-одиниці, які генерують прибуток.

Неефективні витрати

Якщо раніше автоматизація сприймалася, як спосіб знизити витрати і збільшити ефективність, то в ситуації епідемії — це ще і спосіб стабілізувати бізнес і зробити його менш залежним від людського фактора.

Зараз з’явилося безліч сервісів, які дозволяють автоматизувати процеси агентства. Невеликі агентства, зареєстровані у формі ІП і працюють на УСН, можуть, наприклад, заощадити на бухгалтерії, використовуючи онлайн-бухгалтерії від Тінькофф банку. Для автоматизації більш складного бухобліку можна використовувати онлайн-бухгалтерії «Моя справа» або інші сервіси.

Рекламних digital-агентств будуть корисні системи автоматизації реклами. Вони дозволяють автоматично:

  • розподіляти бюджети на користь більш ефективних рекламних каналів, а також не допускати перекрутов і недокрутов;
  • керувати рекламними ставками;
  • відслідковувати план/факт у рекламних кампаніях;
  • створювати змінені звіти і вивантажувати їх за розкладом;
  • виключати неефективні майданчики в РМЯ і МЕДІЙНІЙ мережі Google;
  • робити UTM-розмітку;
  • перевіряти биті посилання;
  • і т. д.

Системи автоматизації не тільки оптимізують рекламні кампанії, але і процеси агентства в цілому.

Тетяна Костенкова, директор платформи автоматизації маркетингу Marilyn:

«Одна з найбільш трудозатратных процедур в агентстві — звірка з клієнтами. По кожному клієнту потрібно звірити дані з кожної рекламної кампанії в розрізі всіх рекламних майданчиків і домовитися, які суми будуть закриті з документами. Цю копітку роботу ненавидять всі менеджери, оскільки вона забирає багато часу, а помилка на копійку призводить до того, що доводиться перевыставлять весь пакет документів. Вручну в Excel фінансове закриття може зайняти кілька днів. У Marilyn процес автоматизований і відбувається в три кліка. Автоматизація дозволяє вивільнити час менеджерів і використовувати його набагато більш цінним для агентства чином. Наприклад, менеджер може знайомити клієнтів з новими можливостями майданчиків і допродувати клієнтам нові інструменти».

«Непомітні» витрати

Навіть невелике агентство обростає безліччю малопомітних витрат, які роблять життя комфортнішим. Крім кави та печива в офіс, зазвичай це різні сервіси на зразок Notion, щоб робити зручні замітки, або Mindmeister, щоб малювати майндмэпы, або ще який-небудь софт, який не допомагає заробляти гроші, але робить життя зручніше і приємніше.

І хоча об’єктивно це не те, без чого не можна вижити в кризу, від цього софта складно відмовитися психологічно, якщо:

  • вже звик працювати;
  • він «юзабіліті» і «юзер френдлі»;
  • а коштує копійки.

У цьому випадку корисно порахувати, скільки коштує річна передплата, а також скільки ви платите за всі додаткові сервіси. Наприклад, для команди з 10 чоловік Notion буде коштувати 960$, а Mindmeister — 150$. Тобто економія тільки на цих двох сервісах складе більше 80 000 в рік, а зазвичай набираються десятки статей витрат, без яких можна прожити.

Ще складніше помітити витрати, які «розпилені» між декількома процесами. Наприклад, рекламні агентства часто витрачаються на власну розробку, щоб підтримувати інтеграцію з API окремо з кожної рекламної майданчиком. Або використовують безліч сервісів автоматизації, замість того, щоб використовувати одну систему.

Андрій Безруков, операційний директор performance-агентства Блондинка.Ру:

«На ринку багато сервісів автоматизації, які допомагають автоматизувати окремі «шматки»: перевірити биті посилання, задати правила керування ставками або налаштувати шаблони для автоматичної UTM-розмітки. Поєднавши такі «шматочки» в одну систему отримуємо ілюзію вигідною автоматизації, але цей підхід не працює «надовго». Я IT-фахівець, і раніше писав сам код. Тому знаю, що підвищення кількості інтеграцій робить інформаційну систему нестабільною, вимагає зростаючих витрат на підтримку працездатності та навчання співробітників. Тому в перспективі 1-2 років такий підхід працює, а далі — генерує проблеми і витрати».

Тому переглянете свої бізнес-процеси, точно для їх підтримки вам потрібно платне, а якщо потрібно, то чи не можна знайти більш дешевий аналог? Або, якщо у вас клаптева ковдра з сервісів, не можна використовувати 1-2 системи, які візьмуть на себе їх функціонал?

Головний висновок

Найскладніше в кризу — це не тільки приймати рішення швидко, але і прораховувати, як вони відгукнуться через 1-2 місяці або півроку.

Коли я приймаю вимушені рішення, то завжди задаю собі питання: «Якщо я скорочу цю статтю витрат або цієї людини, то як довго без них протримаюся?». Якщо відповідь — «місяць, а потім все», то намагаюся знайти рішення, яке дозволить протриматися довше. В ідеалі, перебудувати роботу так, щоб бізнес міг працювати далі хоча б рік. Практика показує, що зазвичай це вдається.

По материалам: www.searchengines.ru